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Immaginate di aprire un’agenzia di pratiche amministrative con un computer, una scrivania e un sogno. Semplice, no? Sbagliato. Come presidente di UNAPPA, ho visto centinaia di agenzie nascere e, troppo spesso, chiudere. Il motivo principale è l’improvvisazione data dall’immaginario che è un lavoro semplice. Magari ho fatto l’impiegato in un ufficio aziendale, una volta mi sono interfacciato per una pratica, e molte semplificazioni rendono appetibile buttarsi in questo campo.
Su dieci nuove aperture, dopo due anni, nove non sopravvivono. Trent’anni fa, forse, sarebbe stato diverso: il mercato era vergine, la burocrazia un far west. I più che ci chiamano hanno aperto attività dal nulla senza alcuna conoscenza come molti di noi magari hanno fatto anni fa, ma oggi il film è diverso, perché diversa è la domanda e il lavoro che negli anni si è trasformata in vera e propria “professione”.
Oggi? È un’arena sofisticata, dove solo i preparati “prosperano” e altri “galleggiano”, tra l’altro alterando un mercato con l’unica arma impropria che spesso esiste in questi casi che è il “prezzo” spesso agevolato da agevolazioni fiscali che consentono appunto di usare la fiscalità come strumento di sconto. Ci riferiamo a chi ad esempio può utilizzare regimi agevolati – sui quali in parte potremmo condividere se ben congeniati affinché non alterino mercati spesso deboli – in cui si può determinare tariffe sulla base della diversa tassazione. Pensate come possa incidere in negativo questo aspetto se la competizione non è tra chi è bravo e chi meno, chi investe in competenza e chi no, se posso colmare queste differenze perchè pago il 15% di imposte (ridotte al 5 per i primi 5 anni) sull’imponibile contro chi paga magari aliquote 3 o 4 volte superiori. Insomma spesso nascono agenzie sulla spinta di questi presupposti e non sulla base di un’idea imprenditoriale realmente razionalizzata.
Ecco le tre cose che devi sapere prima di lanciarti.
- Non è un gioco da principianti: apri un’Impresa, non un ufficio
Pensare che un’agenzia di pratiche amministrative sia solo un tizio con un computer che compila moduli è come credere che un chirurgo abbia bisogno solo di un bisturi.
La burocrazia è un labirinto, e i clienti – spesso disinteressati, ignari o di fretta – si affidano a te per non perdersi. Ma non basta conoscere le prassi, le modalità operative di una pratica, ecc.: oggi devi gestire un’impresa vera.
Cosa significa? Competenze, organizzazione, risorse e molto altro. Non c’è una scuola per imparare a fare l’Agenzia di Pratiche Amministrative, forse Unappa Accademy aiuta ma non può risolvere; si impara sul campo, con fatica, tempo, investimento.
Hai studiato? Bene! Magari materie giuridiche ed economiche possono aiutare? Certamente, la cultura in generale è fondamentale, ma non esiste la formazione alla burocrazia che è qualcosa che si colloca tumultuosamente sulle diverse esigenze degli utenti e l’Agenzia qui interviene, quasi in ottica sussidiaria ma fornendo servizi.
E chi viene da tutt’altro mondo? Può farcela, se ha grinta e capacità di apprendere in corsa. Ma attenzione: non puoi improvvisare. Devi investire in personale, tecnologia e tempo. Un errore comune? Pensare che basti un computer. Sbagliato. Devi gestire un’ impresa che anche quando è piccola, magari individuale, deve pensare al credito, alla gestione amministrativa, alla promozione, deve eseguire le attività produttive di riferimento, non ultimo avere chiaro il termine investimento che spesso viene sottovalutato. Come per qualunque attività economica che nasce l’investimento è parte importante del progetto. Sul piano operativo poi, oggi ogni “bubbio” è un cliente perso. Il mantenimento poi è fatto di competenze che vanno coltivate secondo su secondo. Il nostro più grande capitale sociale è la “conoscenza” e oggi si compone di un mix, in cui anche il digitale occupa una parte importante.
- Studia il mercato (anche se è un rompicapo)
Aprire un’agenzia a Milano o a Palermo? Non è la stessa cosa. A Milano c’è più domanda, ma anche più concorrenza, agguerrita e spietata. A Palermo, magari, il ritmo è diverso, ma il mercato è più ristretto. E non puoi affidarti a statistiche che in realtà non esistono, o meglio non sono reperibili facilmente e devi sapere cosa cercare e valutare: non stiamo vendendo cellulari, dove i numeri parlano chiaro.
Le pratiche amministrative non sono “pane quotidiano”; sono un bisogno spot, e si vendono spesso sul piano emotivo, e la fiducia è il perno del nostro lavoro.
Devi capire dove ti collochi: in una zona commerciale trafficata o in un distretto di uffici? Vuoi specializzarti in pratica per un particolare ufficio, dove magari la domanda è più alta ma inflazionata o puntare su nicchie ad alto valore? La verticalizzazione può essere la chiave: fare meno, ma meglio, con margini più alti, ma anche un freno alle tante possibilità che un’agenzia di pratiche può fornire. Attenzione, non siamo tuttologi! In ogni caso studiare il mercato è complicato, quasi quanto fare le pratiche stesse. Ma senza questa analisi, sei un navigatore senza bussola.
E il web? Non illuderti. Un sito preconfezionato da 100 euro non basta. Gestire una piattaforma digitale richiede investimenti continui: manutenzione, aggiornamenti, marketing. E anche così, il web è solo una frazione del business. Le pratiche vivono di relazioni, passaparola, fiducia oltre che di qualità.
Chi pensa che un’agenzia di pratiche amministrative sia solamente un sito web, solitamente non ha “lunga vita” in questo settore.
Chi ti affida una pratica vuole sapere chi sei, non solo cosa offri. Per esempio, personalmente mai affiderei un’attività che espone il solo numero di cellulare sul proprio sito! Le mie pratiche sono questioni delicate, voglio sapere con chi parlare e dove trovarlo.
- Non sottovalutare l’investimento (e non parlo solo di soldi)
L’idea di aprire un’agenzia con due lire è seducente, ma pericolosa. Certo, sulla carta serve poco: un computer, una connessione internet, un po’ di conoscenza. Ma la realtà è un’altra. Un’agenzia di pratiche amministrative è un’impresa professionale, e come tale richiede capitale, tempo e competenze.
Non puoi permetterti di sottovalutare i costi: personale, formazione, software, affitto, marketing. E non parlo solo di soldi, ma di resistenza e resilienza, due componenti fondamentali per arrivare in meta.
I risultati arrivano dopo anni, non mesi. Dopo tre anni, forse, inizierai a vedere margini congrui all’impegno che metterai nella tua impresa, ma qualcuno arriva anche prima se particolarmente bravo e fortunato, perchè un pizzico di fortuna serve come in ogni attività autonoma. Nel frattempo, devi finanziare l’impresa, cercare clienti, costruire una reputazione. E qui entra in gioco un altro errore fatale: pensare che il fascino del “basso investimento” sia sufficiente. Non lo è. Devi trovare risorse, credito, finanziamenti, come farebbe qualsiasi imprenditore. La competenza è il tuo vero capitale, ma senza un’infrastruttura solida, non basta. Un computer ti aiuta, ma non ti salva.
La lezione finale: non è semplice, ma è possibile, e può fare di te un imprenditore di successo
Aprire un’agenzia di pratiche amministrative non può essere un salto nel vuoto, certo un percorso in salita come ogni attività che parte col suo progetto, ma dagli orizzonti chiari e misurabili. Devi essere imprenditore, non solo praticante. E, soprattutto, devi investire: soldi, tempo, energie. La burocrazia è un mostro che spaventa i più, ma per chi sa domarla, è un’opportunità.
Io, come presidente di UNAPPA, vedo ogni giorno chi ce la fa: sono quelli che non sottovalutano la sfida, che si preparano, che perseverano.
Se sogni di aprire un’agenzia, fallo con gli occhi aperti. Non lasciarti sedurre dalla semplicità apparente. Pianifica, studia, investi.
E, se hai dubbi, UNAPPA è pronta ad aiutarti nella costruzione del tuo percorso, ma con un approccio serio e pragmatico, oltre che qualificato da oramai 30 anni di attività sul campo della nostra organizzazione.
In conclusione, se una cosa devi sapere e fare per avviarti nella tua impresa, è obbligatoriamente quella di entrare in UNAPPA e unirti al progetto associativo.
Nicola Testa, Presidente UNAPPA
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